Rendszer a fejekben és a műhelyben
Nézzünk szembe a tényekkel: a káosz pénzbe kerül. Időbe kerül. És rengeteg felesleges idegeskedésbe. Amikor percekig kell keresni egy szerszámot, egy alkatrészt vagy egy dokumentumot, az tiszta időpazarlás. A kolléga megint nem tette vissza, persze pont akkor kellene, amikor a határidő szorít. Ismerős? Na, az 5S pontosan ezt a problémát oldja meg.
Sokan nem foglalkoznak vele, mert úgy gondolják, hogy ez csak valami japán takarítási hülyeség. Ez a legnagyobb hiba. Az 5S nem egy nagytakarítási kampány, hanem egy kőkemény hatékonyságnövelő módszertan. Egy rendszer, ami ha jól csinálod, kigyomlálja a felesleget, logikát visz a mindennapokba, és olyan eredményeket hoz, amitől magad is meglepődsz. A lényege a muda, vagyis a pazarlás kiiktatása. A keresgélés, a felesleges mozgás, a várakozás mind pazarlás. Az 5S ezeket célozza meg a gyökerüknél.
Nézzük, mit is takar az az 5 S, a gyakorlatban.
1. S: Seiri (Válogatás) – A kíméletlen szelektálás
Ez az első és legfontosabb lépés. A szabály egyszerű: ami nem kell a munkához az adott helyen, az repül. Nem az a kérdés, hogy „jó lesz-e még valamire”, hanem hogy itt és most, a napi feladatokhoz kell-e. Az a szomorú helyzet, hogy ami nem ad hozzá, az elvesz. Kuplerájban iszonyú nehéz dologzni.
A leghatékonyabb módszer a „piros cetlizés”. Menj végig a területen, és ragassz egy piros címkét mindenre, aminek a szükségességében nem vagy biztos. Gyűjtsd ezeket egy kijelölt helyre. Adj neki egy türelmi időt, mondjuk 30 napot. Amihez ezalatt senki nem nyúl, az mehet a selejtbe, eladásra, vagy egy ritkán használt eszközöknek fenntartott raktárba. A lényeg, hogy a közvetlen munkaterületről tűnjön el. Itt kell legyőzni a gyűjtögető mentalitást.
A gyűjtögetés "legyőzése" nem olyan egyszerű, mint amilyen egyszerűnek gondoljuk, hiszen az emberekre jellemző 7 motívumpont egyike, a gazdaságmotiváció - pontosabban annak túlságos mértékű torzulása -okozhat sok gondot. A gazdaságmotivált embernek azok, akik személyiségének a része a túlzott gyűjtögetés, felhalmozás, és életük alapelve az, hogy ez vagy az még valamire jó lesz. Aztán többnyire sose vesszik hasznát annak az adott dolognak, csak akadályozzák őket a dolgaik elvégzésében - kuplerájban iszonyú nehéz dolgozni.
2. S: Seiton (Rendszerezés) – Mindent a helyére
Miután csak a szükséges dolgok maradtak, jöhet a logikus rendrakás. A cél a „30 másodperces szabály”: bármit 30 másodpercen belül meg kell találnod, és ugyanennyi idő alatt vissza is kell tudod tenni. A rendszernek önmagát kell magyaráznia.
Ennek eszközei a vizuális menedzsment elemei:
Árnyéktáblák: A szerszámoknak felfestjük a körvonalát a tárolón. Egy pillantásból látszik, mi hiányzik és hova való.
Címkézés: Minden polc, fiók, tároló legyen egyértelműen, nagy betűkkel felcímkézve. ha nem szánsz 5 percet a címkézésre, később majd 5 percet kellesz minden alkalommal elcseszni, amikor keresel pl egy kötőelemet, vagy alkatrészt
Padlójelölések: Fessük fel a raklapok, kocsik, hulladéktárolók helyét. Nincs többé útban semmi. Aki volt már valamilyen gyárban az most már tudja, hogy miért vannak felfestve a padlóra mindennek is a helye
Színkódok: Használj színeket a selejt, a félkész és a kész termékek jelölésére. Gyors, egyszerű, és csökkenti a hibákat. Ehhez hozzátenném azt is, hogy használjunk átlátszó csomagolást, gondoljunk például a kötőelemekre. Mérnökirodánknál korábban gyakori eset volt, hogy egy jó nagy ládányi kötőelem vásárlása esetén a vásárolt dolgok papírzacskóban voltak (és a ládában persze nem egy zsacskó volt, hanem mondjuk 40-50 különböző). Aztán hiába volt ráírva tollal a papírzsacsira hogy mi van benne, még 5-10 zsacskóig úgy ahogy az ember emlékszik, hogy melyik zsacskóban mi van, de 50-nél már teljesen kaotikus a helyzet. Sokkal egyszerűbb és gyorsabb, ha műanyag zacskóban , vagy valamilyen tárolódobozban vannak a dolgok, így belelátunk a csomagolásba. (És akkor jöhetnek a környezetvédők, hogy a papír környezetkímélő, persze, az lenne, ha nem lenne a papír műanyaggal erősítve)
A használat gyakorisága dönt: ami naponta kell, az legyen kéznél. Ami ritkán, az mehet hátrébb. A munkafolyamat diktálja a logikát.
3. S: Seiso (Takarítás) – Több, mint porszívózás
Ez az a pont, amit a legtöbben félreértenek. A Seiso nem a takarítónő feladata. A takarítás itt a dolgozó felelőssége és egyben egy fontos ellenőrzési folyamat.
Gondolj bele: egy tiszta gépen azonnal meglátszik egy olajszivárgás, egy meglazult csavar, egy repedés. A kosz elfedi a problémákat, a tisztaság pedig láthatóvá teszi őket. A Seiso tehát egyfajta mini-karbantartás. Műszak végén 5-10 perc, amíg a gépkezelő letakarítja a gépét és a környezetét. Ez nem elvesztegetett idő, hanem befektetés a megelőzésbe. Egy időben észrevett hiba százezreket és napokig tartó állásidőt spórolhat meg. Nem beszélve az emberre ható kognitív nyomás csökkentéséről. Koszban, mocsokban, rendetlenségben mindenki sokkal lassabban dolgozik, mert a figyelme az embernek le van terhelve. Nem véletlenül érezzük magunkat jobban egy tiszta és rendezett környezetben.
Megvan a rend és a tisztaság. De hogyan érjük el, hogy ez ne csak egy egyszeri állapot legyen, hanem a mindennapok valósága? Itt jön a rendszer lelke.
4. S: Seiketsu (Szabványosítás) – Ne csak fellángolás legyen
Ez a ragasztó, ami az első három lépést összetartja. Ha nincs szabványosítás, az egész pár hét alatt a feledésbe merül. A cél, hogy a tiszta és rendezett állapotot tegyük állandóvá és vizuálissá.
Ennek a gyakorlati eszközei:
5S ellenőrző listák (auditok): Egy egyszerű, pontozásos lista, amit hetente valaki végignéz. A pontszámot pedig ki kell tenni egy táblára, hogy mindenki lássa. A versenyszellem és a vizuális visszajelzés csodákra képes. Ellenőrizni csak azt tudjuk, amit lejegyzetelünk, mert sajnos az agyunk megviccelhet bennünket.
Fényképes sztenderdek: Készíts egy fotót a tökéletes állapotról („célállapot”), és tedd ki a falra. Nincs több vita, hogy mi a rend, a kép megmutatja.
Felelősségi körök: Legyen egyértelmű, ki a terület gazdája, kinek mi a dolga a rend fenntartásában.
A szabványosítás adja a kereteket ahhoz, hogy a rend ne esetleges, hanem a rendszer alapértelmezett állapota legyen.
5. S: Shitsuke (Fenntartás, Fegyelem) – Amikor már a véredben van
Ez a legnehezebb lépés: a kultúraépítés. Amikor az 5S már nem egy külső kényszer, hanem belső igény. Amikor már nem kell szólni a kollégának, hogy tegye vissza a helyére a fúrót, mert ez a természetes. Ezt hívják fegyelemnek, de valójában önfegyelemről és szokásról van szó.
Ezt nem lehet parancsszóra elérni. Ez a következetesség, a folyamatos megerősítés és a vezetői példamutatás eredménye. Ha a cégvezető is rendszeresen végigmegy a műhelyen, észreveszi és elismeri a rendet (ezt hívják Gemba sétának), az többet ér ezer emailnél. A Shitsuke az, amikor az 5S már nem projekt, hanem a „mi így dolgozunk” kultúra része.
Jegyezzük meg, hogy a másik b@sztatása nem vezet jóra, mert a kollégában reaktanciát (ellenkezést) válthat ki, hasonló a helyzet, ahhoz, mint amikor a szülő mondja a gyerekének a 265 ezredik alkalommal, hogy vegye fel a sapkát, mert kint hideg van és meg fog fázn sapka nélkül. És ugye ilyen esetekben bekapcsol az a bizonyos, "már csak azért sem" gondolkodásmód
Miért éri ez meg neked? A kőkemény előnyök
Ez mind szép, de mi a haszon? Pénzben és hatékonyságban mérhető eredmények:
Nagyobb hatékonyság: Kevesebb idő megy el keresgéléssel, rövidebbek lesznek az átfutási idők.
Jobb biztonság: Egy rendezett területen kevesebb a balesetveszély.
Kiválóbb minőség: A tisztaság csökkenti a szennyeződés esélyét, és a hibák korai felismerése (Seiso) megakadályozza a selejt gyártását.
Kevesebb gépleállás: A gépek élettartama nő, a nem tervezett leállások száma csökken a korai hibafelismerés miatt.
Jobb dolgozói morál: Egy tiszta, szervezett környezetben csökken a frusztráció, stressz és nő a munkahelyi büszkeség.
A lényeg és a buktatók
Az 5S a Lean menedzsment alapja. Ha ez az alap instabil, felesleges bonyolultabb rendszerekkel próbálkozni. Olyan, mintha mocsárra építenél.
A leggyakoribb hibák, amiket el kell kerülni:
Azt hiszik, ez csak takarítás. Nem. Ez egy rendszer.
Hiányzik a vezetői példamutatás. Ha a főnököt nem érdekli, a dolgozókat sem fogja.
„Egyszer megcsináltuk, kész.” Hiba. Ez egy folyamatos körforgás.
Túlbonyolítják. Kezdj egy pilóta területtel. Mutasd fel a sikert, és haladj tovább.
Nincs ebben semmi mágia. Csak logika, következetesség és józan ész.